Projektsteuerung mit KI – Vom Copilot zur KI-nativen Projektabwicklung

Projektsteuerung bedeutet, Informationen zusammenzuführen, Abweichungen zu erkennen und dafür zu sorgen, dass aus Entscheidungen konkrete nächste Schritte werden. Im Projektalltag verteilen sich relevante Informationen auf E-Mails, Protokolle, Planstände und unterschiedliche Anwendungen. Wie kann KI dabei unterstützen, den Überblick zu behalten und die Zusammenarbeit im Projekt zu verbessern?

Die Veranstaltung beleuchtet den Weg vom KI-Copilot zur KI-nativen Projektabwicklung. Ein Copilot unterstützt bei einzelnen Aufgaben wie der Dokumentenanalyse, Protokollerstellung oder Berichtsvorbereitung. Eine KI-native Arbeitsweise verbindet diese Aufgaben miteinander: Beschlüsse aus Besprechungen werden für die Aufgabenverfolgung nutzbar, Informationen aus Dokumenten fließen in Auswertungen ein und Projektwissen bleibt für weitere Entscheidungen zugänglich.

Im Mittelpunkt stehen fünf Anwendungsfelder der laufenden Projektabwicklung:

• Projektgedächtnis: Dokumente, E-Mails, Planstände und Entscheidungen zusammenführen und gezielt befragen.

• Besprechungen und Aufgaben: Protokolle vorbereiten, Beschlüsse erfassen und Verantwortlichkeiten sowie Fristen nachhalten.

• Kosten, Termine und Risiken: Informationen auswerten, Abweichungen sichtbar machen und Berichte vorbereiten.

• Vergabe und Nachträge: Angebote vergleichen, Vertragsunterlagen erschließen und Prüfungen unterstützen.

• Dokumentation und Übergabe: Vollständigkeit und vereinbarte Anforderungen prüfen, fehlende Unterlagen identifizieren.

Dabei geht es auch um die Voraussetzungen für einen verlässlichen Einsatz: Wie werden Zugriffsrechte, Datenqualität und unterschiedliche Dokumentversionen berücksichtigt? Wie bleiben KI-Ergebnisse überprüfbar? Und wie werden fachliche Prüfung, Freigaben und Verantwortung im Arbeitsablauf verankert?

Gemeinsam diskutieren wir, wie KI in die tägliche Projektarbeit eingebunden werden kann und wie daraus zusammenhängende Abläufe entstehen – von der ersten Information über die Aufgabenverfolgung bis zur dokumentierten Entscheidung und Übergabe.